関係官庁への届出

使用者は、催物の内容により必要に応じて、関係官公署と会館へ届出をしてください。

使用の打合せ

• 打合せには必ず主催者、または会場責任者が来館してください。                                                       
• 事前に委託業者と催物の打合せをしたうえで、仕込み図・進行表・プログラム等を準備してください。打合せは、使用日の10日前までに行ってください。打合せ日時の設定については（火曜日・土曜日・日曜日・祝日を除く9:00～16:00）舞台担当者とお電話で調整を行ってください。打合せを行っていない場合、催物に支障が生じる可能性がございます。打合せに要する時間は約1時間です。

打合せに必要なもの

• 仕込み図・進行表・プログラム、その他催物に関する資料（催物をどのように行うのか具体的にわかるもの）などをご用意ください。
• 舞台・照明・音響・場内整理・場外整理・受付・避難誘導の各担当者名・責任者名、連絡先、配置人数をお聞きしますので、必ず人員の配置をお願いします。                                               
• ホール舞台上での火気使用・三脚の使用・寄付金の募集・物品販売・小ホール内の飲食等がある場合は、許可申請書を記入の上、提出をお願いします。                                              
• 申請内容や施設使用の変更等が予想されますので、使用許可書・領収書・印鑑をお持ちください。また、必要があれば委任状をご用意ください。
• 舞台・照明・音響を外部業者に委託する場合、業者名及び連絡先・担当者名をお知らせください。また、業者の方に仕込み図をお送りいただくようにお伝えください。

主催者側で用意するもの

茶葉・紅茶・コーヒー等のほか、消耗品・装飾品・事務用品・おしぼり・雑巾・布巾等は、主催者でご用意ください。